政协营口市委员会机关公文处理办法
（2018年5月4日政协营口市第十三届委员会
第三次主席会议修订）
第一章 总则
第一条 为实现营口市政协机关（以下简称市政协机关）
公文处理工作制度化、规范化、程序化，根据党和国家有关公文处理工作规定，结合市政协机关工作实际，制定本办法。
第二条 市政协机关的公文，是市政协机关进行公务活
动的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、部署、商洽工作，报告、请示工作和答复问题、交流情况的工具。
第三条 公文处理是指公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、精简高效的
原则，做到准确、及时、安全、保密。
第五条 市政协机关公文处理工作，由办公室主管，办公室秘书科具体负责。
第六条 凡以市政协、市政协党组名义和以市政协办公室、市政协机关党委名义印发的各类公文，须经公文起草部门主要负责人在制式公文审核处理单上签字同意后，到办公室秘书科办理行文有关事宜。
第二章 公文种类
第七条 市政协机关公文种类主要有：
（一）决议 用于经会议审议通过的重要决策事项。
（二）决定 用于对重要事项做出决策和安排。
（三）规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具
有约束力的行为规范。
（四）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）建议案 用于市政协全体会议、常委会议、主席会议审议通过的，向中共营口市委（以下简称市委）、营口市人大常委会（以下简称市人大常委会）、营口市人民政府（以下简称市政府）提出的重要建议事项。
（六）建议 用于综合、归纳、整理市政协全体会议、
常委会议、主席会议期间委员、常委提出的，向市委、市人大常委会、市政府报送的意见、建议。
（七）通知 用于发布规范性文件，任免人员，传达上级机关的指示，转发其他不相隶属机关的公文，发布要求本级政协各参加单位、政协委员、政协机关、下级政协遵守或周知的事项等。
（八）通报 用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。
（九）报告 用于向上级机关报告工作，反映情况，提出建议，答复询问。
（十）请示 用于向上级机关请求指示和批准的事项。
（十一）批复 用于答复本级政协各参加单位、所属
各单位及下级机关的请示。
（十二）函 用于不相隶属机关之间商洽工作，询问
和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 市政协机关公文包括版头、主体、版记三部分。版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等部分组成。主体由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等部分组成。版记由抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
第九条 密级 公文的秘密等级，由行文部门根据有关保密规定提出建议，经签发领导批准后，标注于份号下方。
第十条 紧急程度 对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”。
第十一条 公文标题由发文机关名称、公文主题和公文
种类组成。
第十二条 公文主送机关名称应当用全称或规范化简
称或同类机关的统称。
第十三条 公文附件，应当注明附件序号和名称。
第十四条 市政协机关公文版头的主要形式及适用范围：
（一）《政协营口市委员会文件》（发文字号：政营发
〔20××〕××号），主要用于：
1．印发市政协对重要工作的部署和重大活动的安排；
2．发布市政协有关决议、决定、规定、意见；
3．转发省政协和市委、市人大常委会、市政府文件。
（二）《政协营口市委员会》（发文字号：政营〔20××〕 ××号），主要用于：
1．向市委、市人大常委会、市政府报送由市政协全体
会议、常委会议或主席会议形成的建议案，市政协组织常委、委员调查、视察、考察形成的报告等；
2．向省政协、市委报告或请示重要工作；
3．与市政府、外市政协、各县（市）区政协及有关党
政机关联系、商洽、答复重要工作事项；
4．答复市政协机关各部门有关重大问题的请示。
（三）《中共政协营口市委员会党组文件》（发文字号：
政营党组发〔20××〕 ××号），主要用于：
就有关重要问题作出决定，提出意见，发布通知。
（四）《中共政协营口市委员会党组》（发文字号：政营党组〔20××〕××号），主要用于：
向市委报告或请示重要工作。
（五）《政协营口市委员会办公室文件》（发文字号：
政营办发〔20××〕××号），主要用于：
1．根据市政协授权，印发有关工作部署、重要活动安
排，有关决议、决定、规定、意见；
2．转发省政协办公室文件和市委办公室、市人大办公室、市政府办公室及有关部门的文件；
3．印发市政协有关通知事项。
（六）《政协营口市委员会办公室》（发文字号：政营办〔20××〕××号），主要用于：
1．请市委办公室、市人大办公室、市政府办公室转送
市委、市人大常委会、市政府的由市政协专门委员会形成的调查、视察、考察报告及其他有关情况反映；
2．向省政协办公室报告、请示工作，与市委办公室、市
人大常委会办公室、市政府办公室商洽工作；
3．向市政协各参加单位、市政协委员和各县（市）区政协通报有关事项或答复问题；
4．同市直有关部门、各县（市）区党政机关及外市政协联系、商洽工作；
5．向机关内部印发需要上报下达的事项。
（七）《中共政协营口市委员会机关委员会文件》（发文字号：政营机关党委发〔20××〕××号），主要用于：
1．对机关党的建设提出意见或做出安排；
2．对机关工作的重要事项做出决定。
（八）《中共政协营口市委员会机关委员会》（发文字号：政营机关党委〔20××〕××号），主要用于：
1．向市政协党组报告或请示工作；
2．向市直机关党工委报告或请示工作；．
3．批复机关内部涉及机关党委职权范围内的有关事项；
4．其他重要事项。
（九）《营口政协通报》（发文字号：〔20××〕第××期），主要用于：
印发市政协领导同志的重要讲话。
（十）《政协营口市委员会主席会议纪要》（发文字号：〔20××〕第××期），主要用于：
记载主席会议主要精神和议定事项。
（十一）《政协营口市委员会秘书长会议纪要》（发文字号：〔20××〕第××期），主要用于：
记载秘书长会议主要精神和议定事项。
第四章 行文规则
第十五条 行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。
向市委（办公室）、市政府（办公室）报送（转送）的建议案、建议，调研、视察、考察报告，字数不超过5000字。
第十六条 机关各部门以办公室名义与有关部门商洽工作，原则上以办公室便函形式发文，重要事项或特殊情况可印制正式公文；赴外市学习、参观、考察等，一般也以办公室便函形式行文商洽。能通过其他方式商洽的事项，一般不再行文。
第十七条 根据人民政协性质及政协组织间的关系，市
政协机关行文应遵循以下原则：
（一）向省政协和市委报告、请示工作等，可以市政协、市政协党组名义行文。
（二）向县（市）区政协通知重要事项等，可以市政协或办公室名义行文。
（三）不相隶属机关一般用函行文。市政协办公室向省政协办公厅报告、请示工作时，用“报告”、“请示”行文。市政协办公室向市委、市政府报告、请示工作时，用“报告”、“请示”行文。
（四）严格按照职责范围行文。涉及市政协全局工作的，可以市政协或办公室名义行文；属于各部门职责范围内的，可由各部门自行办理。
第十八条 “请示”应当一文一事。一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
第十九条 以市政协（市政协党组）及办公室名义行文，须由办公室秘书科审核并依照送审程序办理。
第五章 公文起草
第二十条 起草公文应当做到：
（一） 符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规
和有关指示，完整准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
（二） 全面、准确地反映客观实际情况，提出的事项、
措施、办法、意见、建议要切实可行。
（三）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，文
字精炼，用词准确。
（四）人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉
字、标点符号、计量单位和数字用法符合国家有关规定。
（五）结构层次序数要规范。第一层为“一、”，第二层
为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（六）文种、格式使用正确。
（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数
和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
第二十一条 草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。应当使用钢笔、碳素笔或毛笔。文字书写要工整、规范，不得在文稿装订线外书写。
第六章 公文校核
第二十二条 凡以市政协、市政协党组、市政协机关党委、市政协办公室名义行文，宣传由办公室秘书科按发文程序进行校核。
公文校核的基本内容：
（一） 是否需要以市政协或办公室、市政协党组或市政
协机关党委名义行文。
（二） 是否完整、准确地体现发文机关的意图，并与现
行有关法规、政策、规定相衔接。
（三） 涉及有关地区、部门的事项是否经过协调取得一
致并签署意见。
（四） 联合行文是否经过会签。
（五） 所提事项、措施、办法和要求等是否明确、具体、
切实可行。
（六） 人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、印
发传达范围是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字及文种使用、公文格式等是否符合规定。
第二十三条 文稿如需作较大修改，应与起草部门协商并请其作出修改。
第二十四条 经市政协领导签发过的文稿印出清样，由文稿起草部门负责校对，由办公室秘书科负责印制。
第七章 公文审签
第二十五条 公文审签应当执行以下规定：
（一） 以市政协及市政协党组名义印发的公文，须经办
公室分管副主任并经秘书长审阅后，报主席或常务副主席签发。
（二） 以办公室或机关党委名义印发的公文，经办公室
分管副主任审定后，由办公室主任、秘书长签发。紧急情况下，也可由秘书长委托办公室或机关党委有关负责同志签发。传达市政协或市政协党组意见的重要文件，应经市政协副主席或市政协党组领导签发。以办公室名义报送的调研、视察、考察报告，应经分管副主席审核。
（三）以办公室便函形式行文，由办公室分管副主任或
秘书长签发。
第八章 文字材料的处理
第二十六条 文字材料是指：市政协全体会议、常委会议、主席会议、市政协党组会议及其他以市政协名义召开的会议、秘书长会议、机关党委会议等的文字材料，机关报送市政协领导征求意见、审定、参阅的各种文字材料。
第二十七条 文字材料的印刷规格、名称、编号、印刷数量等由办公室规范。材料分送范围，由办公室秘书科与文字材料起草部门商定。
第二十八条 机关各部门报送市政协领导征求意见的文字材料或告知性的文字材料，须作起草说明，经本部门领导签署意见后报送。
第二十九条 机关各部门报送市政协领导审定的、拟以市政协或市政协办公室名义印发或报送省政协（相关部门）、市委（办公室）、市政府（办公室）的文字材料，须填写《政协营口市委员会发文签批单》，经本部门领导签署意见后交办公室秘书科，由秘书科按程序审核报送。
第三十条 机关各部门报送市政协领导参阅的文字材料，由本部门领导审定后自行办理。
第九章 公文印发
第三十一条 经市政协领导同志签发的公文，统一由秘书科负责印制。
第三十二条 在机关打字室印制的公文，由文稿起草部门负责校对、装订、盖印、装封后，送办公室秘书科发送。
第三十三条 公文分发范围，由办公室秘书科根据公文内容与文稿起草部门协商确定。
第三十四条 向省政协（办公室）和市委、市人大常委会、市政府及其办公室发送公文，由秘书科负责。向市党政所属部门、市各民主党派、工商联，各市（县）区政协等单位及领导同志发送公文，由公文起草部门装封后交由秘书科负责。
第三十五条 以市政协及办公室名义印发给市政协常委、委员及县（市）区政协的公文，由办公室秘书科、委员工作办公室委员联络科负责办理。
第三十六条 市政协全体会议材料的分发，由会议秘书组负责；常委会议、主席会议、秘书长会议材料的分发，由秘书科负责；会议人事事项有关材料的分发，由起草部门负责。
第三十七条 公文印制后，一经发现有错误，应即刻重新印制。
第十章 公文办理和传递
第三十八条 公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、交办、分发、传阅、承办和催办等程序。公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理。发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。
（一）签收 收到有关公文后应当以签字或盖章的方式给发文方作为凭据。签收公文应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。签收的具体时间应当注明年月日时。
（二）登记 公文办理过程中应当对公文的特征和办理情况进行记载。首先在来文右上角加盖收文章，注明收文编号、收文时间，同时在计算机或登记簿上将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项登录或填写清楚。重要来文与其他来文分开登录或登记。
（三）拟办 办公室秘书科对需要办理的公文提出办理意见，并提供必要的背景材料，报送市政协领导同志批示。对不需要办理的公文，经请示办公室领导同志同意后，分送有关领导阅读或传阅。
（四）交办 市政协办公室根据授权或有关规定，将需要办理的公文经主管领导同志批示后，转交主管部门办理。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。
（五）分发 办公室秘书科根据市政协领导同志批示将公文分送有关领导同志和有关部门。
（六）传阅 办公室秘书科根据市政协领导同志批示或者授权，按规定程序将公文报送有关领导同志阅知或者办理。对传阅公文，秘书科应当随时掌握公文去向，避免丢失漏传、误传和延误。
（七）承办 主管部门对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职责范围内的事项，承办部门应当直接答复呈文单位或个人；凡涉及多部门职责的，主要承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请市政协领导同志批示的事项，承办部门应当提出处理意见，并送请市政协领导同志批示。
（八）催办 办公室秘书科对公文的承办情况进行督促检查。对紧急或者重要公文应该及时催办，对一般公文应当定期催办，并及时将办理情况向市政协领导同志汇报。
（九）核发 办公室秘书科应当在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，并确定发文字号、分送单位和印制份数。
第十一章 公文管理与归档
第三十九条 市政协办公室负责市政协机关的公文管理与归档工作，秘书科负责具体相关事宜。
第四十条 以市政协或办公室名义制发的公文印制完毕后，公文起草部门要及时将公文底稿及印制的正式公文（一式两份）送交秘书科。
第四十一条 办公室秘书科应当及时收集、整理已经办结的公文及相关材料并按照有关规定立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。
第四十二条 市政协主要领导的批示件，由秘书科负责登记备案，并负责转送有关部门办理及督办反馈。
第四十三条 机关各部门要保存好市政协领导对市政协、市政协办公室形成的各类公文和其他文字材料上的签字、批示、改动及原稿，防止缺失和遗漏，并及时或定期移交给秘书科整理、归档。属于机关各部门立卷归档的文件材料，由各部门负责整理归档。
第四十四条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第十二章 声音、图像、影像资料档案的建立与管理
第四十五条 声音资料系指用音频设备获得并经计算机处理的资料；图像资料系指用扫描仪、照相机等设备获得的静态图象；影像资料系指用视频设备获得并经计算机处理的资料。
第四十六条 市政协的重要会议和重要活动一般都应保留声音、图像、影像资料。
第四十七条 重要会议包括市政协的全体会议、常委会议、主席会议、秘书长会议；市政协主席、副主席、秘书长出席的市政协履行职能方面的重要会议。重要活动系指市政协组织的层次较高、影响较大的活动。
第四十八条 声音、图像、影像资料由会议（活动）的主要承办部门负责建立。
第四十九条 一般情况下，承办部门须在会议（活动）结束后的7日内，将资料交秘书科并进行交接登记。
第五十条 秘书科须根据要求及时对资料进行整理、归类、备份、存档。
第五十一条 资料均须粘贴统一标识（注明序号、资料名称、来源、制作时间、制作人）。
第五十二条 为防止损坏、防止灰尘，档案室应当建立统一存放和调阅声音、图像、影像资料的设备。
第十三章 公文保密
第五十三条 公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规、规定，遵守保密纪律，确保党和国家的秘密安全。
第五十四条 对未标明密级的市政协机关公文，按内部公文管理。对标明密级的公文，要严格按照党和国家有关保密规定管理。公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。
第五十五条 翻印、复印、传输涉密公文，须按有关规定履行批报程序，不得用没有加密措施的传真机传输涉密公文。
第五十六条 销毁涉密公文应当到指定场所，确保不丢失、不漏销，销毁绝密公文应当进行登记。
第十四章 附则
第五十七条 本办法适用于市政协机关。
第五十八条 本办法由市政协办公室负责解释。
第五十九条 本办法自2009年6月1日起施行。2018年5月4日修订。
